Jak przebiega audyt certyfikacyjny PEFC?

Jakie procedury należy przygotować do audytu PEFC?

Najistotniejszą z punktu widzenia PEFC informacją jest słowo „udokumentowane”. Chodzi mianowicie o to, żeby dostęp do opisanych procedur miała każda osoba odpowiedzialna za poszczególne ogniwa systemu PEFC w firmie. To niezwykle ważne, gdyż w sytuacji, kiedy pracownik stawia czoło nowemu wyzwaniu, jakim niewątpliwie jest certyfikacja PEFC, takie procedury pozwalają w łatwy sposób odnaleźć odpowiedzi na mogące pojawić się pytania lub wątpliwości. Zadaniem procedur jest odpowiedzenie na zdecydowaną większość pytań, jakie mogą wystąpić na różnych etapach działalności firmy dotyczących zgodności z systemem PEFC. Oczywiście samo PEFC nakłada na posiadacza certyfikatu wiele różnych specyficznych obowiązków, jednak posiadając instrukcję w formie procedur, jesteśmy w stanie im sprostać. Lista wszystkich kwestii, które należy uwzględnić w dokumentacji systemu kontroli pochodzenia produktu PEFC jest długa. Do najważniejszych należy zaliczyć: posiadanie opisu procesu zamawiania i nabywania surowca oraz weryfikacji dostawców, identyfikację i segregację materiałów certyfikowanych od niecertyfikowanych podczas magazynowania i produkcji, sposób opisywania dokumentów sprzedaży wyrobów certyfikowanych PEFC, itp. Czymś nietypowym może wydawać się konieczność przeprowadzenia audytu wewnętrznego oraz przeglądu systemu zarządzania firmy, ale tak naprawdę składa się to z samodzielnej oceny firmy pod kątem zgodności z wymaganiami norm PEFC oraz zapoznania z wynikami takiej wewnętrznej weryfikacji przez zarząd organizacji.

Jakie są etapy audytu certyfikacyjnego PEFC?

Dla tych firm, które nigdy nie posiadały żadnego certyfikatu, audyt certyfikacyjny może wydawać się dużym wyzwaniem. Natomiast jeśli poprawnie opracujemy procedury oraz skutecznie wdrożymy je w praktykę postępowania firmy, wtedy sam audyt będzie polegał tylko na opowiedzeniu procesu audytorowi podczas jego wizyty w firmie. Podczas wizyty audytor dokona przeglądu dokumentacji firmy, wywiadu z pracownikami oraz wizytacji w pomieszczeniach magazynowo -produkcyjnych.

Kto musi uczestniczyć w audycie, z kim prowadzone są rozmowy podczas audytu?

Obowiązkowo podczas audytu nie powinno zabraknąć przedstawiciela wyższego szczebla w firmie. Osoba ta musi być obecna podczas spotkania otwierającego oraz zamykającego audyt. Poza tym niezbędne jest, żeby audytorowi podczas całej oceny towarzyszyła osoba wyznaczona przez firmę jako odpowiedzialna za system PEFC COC. Oczywiście przedstawiciel jednostki certyfikacyjnej będzie chciał również porozmawiać z osobami, które odpowiadają za poszczególne etapy działania firmy w zgodzie z wymaganiami norm PEFC. Dlatego proszę nie zdziwić się, że oprócz osób odpowiedzialnych za zamawianie i zakup surowców czy sprzedaż wyrobów gotowych, do przysłowiowej tablicy może zostać wezwany magazynier, pracownik produkcyjny czy np. osoba odpowiedzialna za kwestie BHP. W zasadzie nie ma tutaj żadnych ograniczeń i tylko audytor ocenia czy posiada już wszystkie niezbędne informacje, aby ocenić zgodność firmy z wymaganymi normy.

Ile trwa audyt certyfikacyjny PEFC?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od zakresu certyfikatu oraz złożoności firmy i specyfiki jej działalności. Zdecydowana większość firm, która posiada tylko jedną lokalizację oraz samodzielnie wykonuje wszystkie procesy produkcyjno-magazynowe na materiale, może wymagać jednodniowej wizyty audytora. Natomiast jeśli rozszerzymy zakres certyfikatu PEFC o podwykonawstwo, dodamy kolejną lokalizację firmy do zakresu lub zechcemy uwzględnić drugi oddział firmy, wtedy audyt może potrwać już kilka dni. Ale o tym wszystkim firma jest informowana przed podpisaniem umowy, gdy ustalane są szczegóły certyfikacji.

Czy audyt PEFC musi odbywać się miejscowo w firmie?

I tak i nie. Każdy audyt certyfikacyjny musi być przeprowadzony na miejscu w firmie. Tak ustalił właściciel systemu i nie ma od tego wyjścia. W firmach wchodzących w fizyczne posiadanie materiału, każdy kolejny audyt kontrolny, wykonywany co roku, również musi być przeprowadzany na miejscu w firmie. Natomiast nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku firm, które pośredniczą w sprzedaży materiałami certyfikowanymi bez wchodzenia w ich fizyczne posiadanie. W takiej sytuacji, co drugi audyt może odbyć się zdalnie bez konieczności wizyty w firmie. Niemniej jednak ostateczną decyzje w tym zakresie podejmuje jednostka certyfikacyjna.

Jak długo czeka się na wydanie certyfikatu od audytu?

Jeśli decyzja certyfikacyjna jest pozytywna, to czas oczekiwania na wydanie certyfikatu zależy w dużej mierze od jednostki certyfikacyjnej. Dlatego na etapie wyboru oferty na certyfikację należy dokładnie ocenić ten element umowy, gdyż rozbieżności w czasie oczekiwania na certyfikat wynoszą od kilku dni do nawet miesiąca.

Czy audyty FSC^® i PEFC można łączyć?

Jak najbardziej tak. Obydwa te systemy dotyczą kontroli pochodzenia produktu i w znacznej mierze podczas takiego łączonego audytu oceniane są podobne kwestie, takie jak zamawianie materiałów certyfikowanych, przyjęcie materiałów do magazynu i ich identyfikacja, produkcja, stosowanie etykiet, sprzedaż i wysyłka wyrobów. Jest kilka elementów, które nie powielają się w obydwu systemach, ale na ich ocenę zawsze przeznaczony jest dodatkowy czas.

Dlaczego konieczne są coroczne audyty PEFC u posiadacza certyfikatu?

Certyfikacja z natury jest dobrowolna. Twórca systemu zakłada również dobrą wolę posiadaczy certyfikatów, którzy deklarują postępowanie zgodne z wymaganiami standardów certyfikacyjnych. Aby jednak system PEFC, tak jak każdy inny system certyfikacji typu ISO czy FSC, mógł być wiarygodny i nieść ze sobą wartość dodaną, wymagana jest regularna ocena postępowania posiadacza certyfikatu zgodnego ze stosownymi normami. Certyfikat jest oczywiście ważny przez pięć lat, a coroczne wizyty kontrolne mają za zadanie zweryfikowanie zgodności firmy certyfikowanej. W przypadku braku pojawienia się poważnych uchybień podczas takiej corocznej oceny, firma może nadal skutecznie posługiwać się posiadanym certyfikatem. Czego oczywiście wszystkim życzę.

Michał WajnbergerFot. RINA

Michał Wajnberger, Audytor kontroli pochodzenia produktu i ekspert ds. gospodarki leśnej z wieloletnim doświadczeniem w audytowaniu firm z branży drzewno-papierniczej oraz w jednostkach zarządzających lasami – w kraju i za granicą. W branży certyfikacyjnej pracuje od 2009 roku, ukończył międzynarodowe szkolenia audytorów wiodących różnych systemów certyfikacji, w tym FSC, PEFC, SBP, SAS Farm i RSPO. Uczestniczył w projekcie Forest Legality Assessment Framework organizowanym przez FSC IC, dotyczącym tworzenia CNRA dla Polski. Posiada wyższe wykształcenie z dziedziny leśnictwa.

michal.wajnberger@rina.org, tel.: +48 698 430 277

Numery licencji RINA: FSC^®A000532; PEFC 18/41-51

Gdybyście chcieli Państwo poznać ofertę certyfikacji FSC lub PEFC z RINA Poland prosimy o kontakt z Joanną Kurowską Tel.: +48 698 400 352, e-mail: joanna.kurowska@rina.org, www.rinapoland.pl