E-faktury za dwa tygodnie

Wszystko to wynika z rozporządzenia ministra finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, ich przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Zostało ono podpisane 14 lipca, a ukazało się w Dzienniku Ustaw z 20 lipca (nr 133, poz. 1119). W życie wejdzie 14 dni od daty ogłoszenia, tj. 3 sierpnia.

Zgodnie z rozporządzeniem faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, jeżeli ich odbiorca zaakceptuje uprzednio taką formę. Może to zrobić pisemnie lub drogą elektroniczną. E-faktury mogą być stosowane nie wcześniej niż następnego dnia po dniu owej akceptacji. Gdyby została ona cofnięta, wystawca utraci prawo do wystawiania i przesyłania danemu odbiorcy faktur w formie elektronicznej.

Kolejnym warunkiem jest zagwarantowanie autentyczności pochodzenia e-faktur. Sposobem na to jest tzw. bezpieczny podpis elektroniczny (o którym jest mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym), zweryfikowany za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu, potwierdzającego dodatkowo autentyczność danych wystawcy. Druga metoda to wymiana danych elektronicznych (EDI).

Rozporządzenie przewiduje też, że faktury korygujące oraz duplikaty dokumentów wystawionych i przesłanych drogą elektroniczną powinny mieć tę samą formę. Jeżeli jest to niemożliwe (np. odbiorca cofnął zgodę), to podatnik wystawia dokument na papierze, umieszczając na nim adnotację, że dotyczy faktury elektronicznej.

E-faktury muszą być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób umożliwiający natychmiastowy i ciągły dostęp do nich organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Przede wszystkim muszą móc one w każdej chwili je wydrukować.

Istnieje też możliwość przechowywania faktur elektronicznych w innym państwie członkowskim UE, ale pod warunkiem uprzedniego, pisemnego poinformowania o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w sprawach podatku akcyzowego.

E-faktury mają być traktowane na równi z papierowymi. Ministerstwo Finansów nie wyobraża sobie jednak braku ich zabezpieczenia przez tzw. kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli poprzedzony specjalnym certyfikatem. Wymóg ten znalazł się w ogłoszonych dziś przepisach. Ministerstwo zdaje sobie sprawę, że po uzyskanie certyfikatu mogą ustawić się długie kolejki. Przypomina jednak, iż próby fałszowania faktur zdarzają się często, a elektroniczne dokumenty mogą być przecież w przyszłości dowodami w sprawach skarbowych czy sądowych. Dlatego niezbędna jest pełna kontrola nad ich wystawianiem i przesyłaniem.

Anna Grabowska Rzeczpospolita