Czy firma posiada System Zasad Należytej Staranności?

W 2016 roku, Wojewódzkie Inspektoraty Ochrony Środowiska (WIOŚ) będą prowadzić planowe kontrole przedsiębiorców, którzy wprowadzają po raz pierwszy na rynek europejski drewno oraz jego produkty pochodne: sklejki lub płyty, drewniane elementy, meble, opakowania, celulozę, papier. Kontrole te są następstwem wejścia w życie znowelizowanej w 2015 roku Ustawy o Lasach co było konsekwencją Rozporządzenia UE nr 995/2010 z 20 października 2010 roku – tzw. European Union Timber Regulation (EUTR), przeciwdziałającego handlowi nielegalnie pozyskanym drewnem i produktami drzewnymi.

KTO MUSI SPEŁNIAĆ WYMOGI I O CO CHODZI Z TYM SYSTEMEM?

Firmy, które po raz pierwszy wprowadzają drewno i produkty drzewne na rynek  UE, nazywane są w rozporządzeniu Podmiotami. Podmioty muszą posiadać i realizować  w praktyce System Zasad Należytej Staranności (SZNS). Najogólniej, SZNS polega na: 

1. Zbieraniu informacji o dostawach podlegających rozporządzeniu (czyli tych wprowadzających materiały po raz pierwszy na rynek Unii Europejskiej)
2. Ocenie, czy istnieje ryzyko, że dostawy te są nielegalne (analiza ryzyka)
3. Zapobieganiu temu ryzyku, jeżeli określono je jako istotne.

Podczas wizyt inspektorów weryfikowane będą zakupy od daty wejścia w życie EUTR (czyli od 3 marca 2013 roku), lecz nie wcześniej niż trzy lata wstecz. W praktyce oznacza to, że w 2017 roku zakupy z 2013 r. nie będą podlegały już weryfikacji. Inspektorzy WIOŚ mogą nakładać kary pieniężne w wysokości od 500 do 200 000 PLN za ewentualne niezgodności, przy czym brak działającego Systemu Zasad Należytej Staranności (SZNS) może skutkować nawet najwyższym z dopuszczalnych mandatów.

Kontrola WIOŚ ma ocenić, czy stosowane w firmie procedury przyjmowania i obrotu towarów odpowiadają wymogom systemu ZNS. Odbywa się to poprzez sprawdzenie powiązanej z tym systemem dokumentacji. Musi ona zawierać wszystkie przewidziane systemem ZNS informacje; w tym dane umożliwiające identyfikację dostawców drewna i produktów drzewnych oraz potwierdzające zgodność z prawem wszystkich etapów zachodzących na drodze dostawy.

Pierwszym etapem wdrażania systemu ZNS powinno być przeanalizowanie struktury dostaw, określenie wymaganej dokumentacji zakupowej i zapewnienie, iż personel realizujący zadania ZNS jest świadomy i będzie realizował swoje obowiązki w tym zakresie. Następnie do obowiązków przedsiębiorcy należy poinformowanie dostawców o wymogach, jakie na nich spoczywają oraz zebranie przewidzianych systemem ZNS informacji.

Kolejnym, kluczowym zadaniem jest przygotowanie analizy ryzyka pojawienia się nielegalnie pozyskanego drewna w łańcuchu dostaw i podjęcie decyzji, czy jest to ryzyko niskie, czyli akceptowalne. W przeciwnym razie system ZNS wymagać będzie opracowania i zastosowania dodatkowych procedur weryfikacyjnych. Etap ten może się dla podmiotów okazać najtrudniejszym elementem do wdrożenia.

Aby ułatwić przedsiębiorcom wdrożenie EUTR, Komisja Europejska stworzyła listę tzw. Organizacji Monitorujących. które mogą przejąć nadzór nad systemem ZNS w firmach. Obowiązki przedsiębiorcy sprowadzają się wówczas do zbierania i przechowywania informacji, zgodnie ze schematem zaproponowanym przez Organizację Monitorującą. Organizacje Monitorujące prowadzą audyty wstępne i okresowe, sprawdzające zgodność stosowanych w firmie procedur z wymogami EUTR. W razie wykrycia niezgodności,  przedsiębiorcy nie ponoszą konsekwencji, jeżeli w ustalonym terminie wprowadzą odpowiednie działania korygujące. 

Schemat wdrażania wymogów EUTRFot. Control Union

Control Union Poland jest polskim przedstawicielstwem Organizacji Monitorującej Control Union, uprawnionym do nadzoru nad SZNS. Nasza organizacja przeszła wzorcowo pierwszą kontrolę Inspektorów WIOŚ z województwa lubuskiego. Pozwala nam to zaoferować przedsiębiorstwom z całej Polski, będącym podmiotami w myśl rozporządzenia EUTR praktyczne i przystępne rozwiązania systemu ZNS.

Opcjonalnie proponujemy zapewniający poufność danych  elektroniczny system www.woodtrack.eu  który indywidualnie prowadzi przedsiębiorców w celu spełnienia wymogów EUTR.

Krystyna Stachura-Skierczyńska, Tel. 693 430 725

kstachura@controlunion.com  

Robert Knysak, Tel. 604 97 53 99

rknysak@controlunion.com 

Oferujemy ponadto certyfikację w uznanych systemach dotyczących branży drzewnej:

• FSC®
• PEFC^TM
• SNS – dla podmiotów dostarczających biomasę na cele energetyczne (wymogi URE)
• ENplus oraz DINplus dla producentów pelletów drzewnych
• ISO 9001 dla przedsiębiorstw branży drzewnej

www.controlunion.pl